На её страницах публикуется название продукции, её стоимость, количество, а также сумма начисленной НДС. Также в отчётности должны указываться счета субъектов купли-продажи, а также подписи и печати заинтересованных лиц. Постановлением комитета по статистике утверждена накладная ТОРГ-12, используемая для учёта продаж товарных ценностей стороннего производителя. Формируется и создаётся товарная накладная онлайн и в бумажном виде на выбор, которую затем можно хранить и сдать в архив.
Оформление товарной накладной
Составление товарной накладной производится в двух экземплярах, один из которых хранится у товароведа и на этом основании осуществляется списание ценных предметов. Другой документ отдаётся на хранение потребителю или грузополучателю, который является свидетельством собственности и основанием для вычета по НДС.
Товарная накладная скрепляется подписями генерального директора и главного бухгалтера или их представителями. Список сотрудников, имеющих право визировать первичные документы, принимается руководителем по согласованию с главным бухгалтером. Следовательно, право подписывать товарную накладную может быть передано третьим лицам, что оформляется отдельным приказом или договором. При этом в ТОРГ-12 может содержаться 5 подписей:
- Три от продающей организации (генеральный директор, главбух и лицо, отвечающее за отгрузку). В ряде солидных фирм товарную накладную визирует один человек. Обычно это уполномоченный, которому в офис стекается вся информация из бухгалтерии и склада. На основании него он печатает документ и визирует своей подписью. Такая последовательность оформления документации обычно прописывается в уставе;
- Одна со стороны грузополучателя, подпись должно поставить лицо уполномоченное покупателем. На этот счёт должно иметься распоряжение, либо прописано в уставе;
- Ещё одна подпись должна присутствовать в строке «Груз принял», которую должно поставить любое материально ответственное лицо по факту принимающее товар. В качестве него может выступать как сотрудник логистической компании, так и представитель фирмы-получателя.
При этом в обоих полях «Груз получил грузополучатель» и «Груз принял» может стоять одна подпись одного лица, если тот имеет право на визирование первичных документов и обладает доверенностью на ТМЦ.
Электронная форма торговой накладной
Форма и методика оформления электронной накладной практически идентична составлению бумажного документа. Различие заключается лишь в том, что электронная накладная пишется в одном экземпляре, включающий в себя два файла.
Один из них оформляется на стороне продающей организации, а второй после отправления документа покупателем.
Для визирования накладных онлайн используется специальная электронная подпись. При этом по итогу в документе должно быть две подписи — по одной со стороны продавца и покупателя.
Учёт товарных накладных и хранение
Законом не установлено каких-либо обязательных правил учёта товарных накладных.Поэтому компания может самостоятельно утверждать порядок оформления передачи и хранения документов.
В большинстве случаев на складе оформляется товарный отчёт, к которому в процессе товарно-денежных документов прикладываются товарные документы.
