Находится на хранении 138 фондов, 31 063 единицы хранения, в том числе фото и видеодокументы на электронных носителях в отделе архивной службы Бердска. Архивные фонды города представлены управленческой документацией учреждений образования, культуры, органов местного самоуправления и структурными подразделениями горадминистрации, рассказала руководитель бердской архивной службы Людмила Ступникова.
Наиболее ценными документами являются документы органов власти. Имеются на хранении фонды горисполкома с 1940 по 1991 годы.
Наряду с современными фондами есть на хранении документы послевоенного и довоенного периодов: Новосибирского учебного авиационного центра, который ранее располагался в Бердске — с 1931 по 1992 годы, Госмельницы — с 1930 по 1953 годы, туберкулезного санатория — с 1935 по 1955 годы, детской микотической больницы — с 1936 по 1957 годы.
Самые ранние документы архива — метрические книги Сретенской церкви села Бердского Томской духовной консистории 1861-1886 годов.
Архив принимает на хранение документы по личному составу ликвидированных предприятий и организаций города. Документы сдаются при завершении процедуры банкротства и ликвидации предприятий на основании заявлений. Всего хранятся документы 164 ликвидированных организаций. Наиболее объемные фонды — фонды радиозавода (около 7000 дел), Речкуновского санатория (около 1000 дел), треста столовых, винзавода, жилищно-коммунального треста, Бердскрадиостроя, Дома отдыха, тех предприятий, которые раньше находились на территории города.
Документы по личному составу служат основанием для выдачи архивных справок для пенсионного фонда. За последние три года специалисты архива исполнили 4500 социально-правовых запроса.
Одной из главных задач в работе отдела является создание электронных информационных ресурсов на основе имеющихся архивных фондов. Работа по созданию электронного архива началась в 2012 году. В отделе архивной службы имеются профессиональные сканеры, мощность которых позволяет сканировать документы порядка 1500 листов в день. Сканирование документов обеспечивает их сохранность от непредвиденных ситуаций и расширяет возможность доступа исследователей к документам в электронном виде и поиску нужной информации.
Все распорядительные документы, хранящиеся в архиве, постановления, распоряжения администрации, решения горисполкома, горсовета депутатов с 1940 по 2016 годы уже переведены в электронный вид. Всего отсканировано 5420 единиц хранения. В год сканируется около 800 дел — 90 000 листов.
Все отсканированные документы переносятся в программный комплекс «Электронный архив Новосибирской области». Данный комплекс объединяет информационные ресурсы всех архивных органов Новосибирской области и обеспечивает доступ пользователей к оцифрованным архивным документам через программные модули в читальном зале Новосибирского областного архива и отделе архивной службы администрации.
Проводится работа по оцифровке всех имеющихся фото и видеодокументов. Архив начал комплектоваться фотодокументами с 1980 годов. На хранении 674 фотографии по различным темам: бывших председателей горисполкома, депутатов горсовета депутатов, представителей трудовых коллективов, занесенных на Доску почета, участников войны, мероприятий, проводимых в городе. В настоящее время фотодокументы на электронных носителях с краткой аннотацией мероприятий поступают в основном из пресс-центра администрации.
Историческую ценность в архиве имеет видеофильмы и один кинофильм. На старой кинопленке хранится фильм «Не стареют душой ветераны». История о Бердске и его жителях был снят в 1984 году писателем Ефимом Медведевым. Завершив работу над лентой, автор передал ее в городской архив на хранение. Спустя 33 года фильм восстановили и оцифровали. Год потребовался видеокомпании «Студия 21» на то, чтобы дать возможность бердчанам перенестись в прошлое.
В 2018-2019 годах аналогичная работа проведена в видеохроникой радиозавода и БЭМЗа. Режиссером «Студии 21» Татьяной Свиридовой созданы видеофильмы и переданы на хранение в архив. Всего в архиве хранится 22 фильма, в том числе о почетных гражданах Бердска и «Старый Бердск. К берегам истории».
Основные исследователи в архиве — студенты, школьники, сотрудники музеев и средств массовой информации. К архивным документам обращаются частные лица, которые разыскивают своих родственников и события, в которых они принимали участие.
В 2019 году исследователи работали с фондами Рогачева, Сретенской церкви, Речкуновского санатория. За последние два года в СМИ по материалам архива опубликовано восемь статей. В 2019 году «Курьер. Среда. Бердск» опубликовал четыре статьи о работе архива.
Приходилось в Новосибирском облархиве и в Томском облархиве, работал с метрическими книгами. Нормальная работа, но присутствует путаница в делах.