Ниже приведены несколько советов от специалиста по коммуникациям и тренера по лидерству о том, как быть прямолинейным и вносить ясность, заставляя замолчать внутреннего критика и не показывая грубости.
Вы можете общаться четко и прямо, не выглядя при этом грубым. Это верно для совещаний, личных бесед и письменных сообщений.
Часто людям кажется, что если они попытаются быть вежливыми, то проявят слабость или фальшивость, пишет www.yourtango.com
Но вы действительно можете делать это вежливо, не теряя при этом своего подлинного «я». Вы все еще можете показаться сильным лидером.
Ниже приведены несколько советов от специалиста по коммуникациям и тренера по лидерству о том, как быть прямолинейным и вносить ясность, заставляя замолчать внутреннего критика и не показывая грубости.
Люди ценят четкую коммуникацию, и быть слабым во имя доброты на самом деле бесполезно.
В нашем ежедневном общении на работе есть много возможностей для общения. Четкое и прямое общение устраняет неопределенность, делая наши разговоры и последующие действия более продуктивными.
Вы когда-нибудь просидели долгое совещание по планированию и ушли без четкого плана действий? Разве мы не все. Никому не нравится это тревожное чувство неопределенности, которое заставляет задуматься, кто, что и когда делает. Фактически, исследования показывают, что в сочетании с общей неопределенностью направления вашей организации неопределенность может привести к снижению производительности и выгоранию.
Многие люди чувствуют себя некомфортно из-за того, что говорят слишком прямо. Они хотят казаться милыми и приятными в офисе. Но что для вас более неудобно: быть прямолинейным или неуверенным в том, что от вас ожидают?
Дело в том, что приятное, но прямолинейное общение — это форма уважения ваших границ.
Есть очень простые приемы для участников встречи, которые помогут вам говорить более четко и добиться четких обязательств, не выглядя при этом грубыми.
Четкость показывает уважение, когда вы ведете встречи или даете обратную связь.
Вы главный, и все остальные хотят, чтобы вы прояснили ожидания. Для вас важно сформулировать цель встречи, иметь четкую повестку дня, представление о результате, к которому вы стремитесь, и четкий план действий с делегатами и сроками.
Все будут благодарны вам за вашу прямоту и за то, что вы эффективно взяли на себя роль организатора встречи.
Еще одна возможность общаться напрямую, не выходя при этом грубым, — это обратная связь. Хотя вы проявляете уважение к человеку или людям, с которыми общаетесь, говоря прямо, вы также можете более эффективно общаться с ними, передавая свое сообщение в спокойной, доброжелательной манере.
Во-первых, спросите получателя, готовы ли они его получить. Вы можете начать со слов: «Привет, Аманда. Вы открыты для быстрой обратной связи?»
Если они говорят да, то продолжайте.
«Ты мог бы быть лучше в презентации» не имеет большого значения. Вместо этого укажите на недавний пример. «В вашей сегодняшней презентации я заметил, что вы едва смотрите в глаза аудитории».
«Несколько человек в зале потеряли интерес и начали проверять свои телефоны. Из-за этого казалось, что тебе не хватает уверенности».
Вы можете спросить: «Это был и ваш опыт?» Они могут или не могут испытать это так, как вы.
Не перегружайте их, но прямое действие поможет им в подобных ситуациях в будущем: «Возможно, вы захотите попробовать стоять на трибуне, а не сидеть за ноутбуком. Это заставляет вас выглядеть более уверенно».
Если ваша цель состоит в том, чтобы быть более прямым, спросите, является ли электронная почта лучшим инструментом для вашего сообщения. Исследования показывают, что личные запросы имеют гораздо больше шансов быть успешными.
Если вам необходимо использовать электронную почту, поставьте себя на место получателя. Скорее всего, ваше электронное письмо является одним из сотен, заполняющих почтовый ящик получателя.
Имея это в виду, вам нужно быстро добраться до сути, особенно если вам нужен ответ.
Прежде чем создавать сообщение, тщательно выберите подходящую строку темы, чтобы проинформировать получателя о его цели. Он может варьироваться от «Требуется срочное действие» до «Несрочное: для вашего сведения».
Не закапывайте свинец. Четко сообщите о своем призыве к действию в начале и сохраните тонкости в конце вашего короткого сообщения. Например:
«Привет, Шарон,
Пожалуйста, просмотрите и подпишите прилагаемый контракт до 16:00 пятницы ». Оттуда вы можете объяснить рассуждение:
«Вчера позвонил клиент, и они действительно хотят двигаться вперед на неделю раньше, чем мы все думали. Они сказали, что их материалы поступили раньше, чем ожидалось, и они хотят сдвинуться с мертвой точки, чтобы получить преимущество над новым конкурентом».
«Я знаю, что это в последний момент, но это хороший знак, что они хотят остаться с нами. Надеюсь, ваша неделя прошла хорошо. До встречи на встрече в понедельник! -Стив." И не забудьте сказать спасибо!
Когда вы являетесь участником встречи, получателем электронной почты или получателем обратной связи, вы хотите быть уверены, что понимаете. Если вы неясны, вы должны попросить того, кто передает сообщение, четко сообщить о своих намерениях.
Если организатор встречи не решается быть прямолинейным, вы обязаны добиваться необходимой ясности, если вы уважаете других участников.
Например, можно сказать: «Я хочу убедиться, что четко понимаю, чего от меня ожидают. Чтобы этот проект продолжался, к какому сроку я должен завершить первый черновой вариант предложения?»
Сделайте все возможное, чтобы добиться твердой приверженности четким срокам. Любые другие детали могут быть обговорены после встречи.
Если вы получили отзыв, который был менее явным, чем в предыдущих примерах, не бойтесь спрашивать четких указаний.
«Не могли бы вы привести мне пример, когда я не казался уверенным в себе? Как это повлияло на вас и остальных? Какой шаг вы могли бы предложить, чтобы помочь мне в будущем?»
Когда в пятницу днем
приходит непонятное электронное письмо от вашего начальника, лучше искать больше ясности в пятницу, чем вариться в двусмысленности все выходные. Если в электронном письме не указано, что делать и к какому сроку, вам необходимо запросить дополнительную информацию.
Например:
«SUBJECT: Пожалуйста, подтвердите действия и крайний срок
Привет Сьюзен,
Я хотел уточнить, что вы имели в виду ИТ-проект, над которым я работаю с Дэвидом. Если это так, мы планируем завершить первую веху ко вторнику, 1 ноября.
Посоветуйте, если вы имели в виду что-то другое.
Спасибо, Эйлин”
Мы живем в мире неопределенности, на который влияет множество факторов, которые мы не можем контролировать. Вместо того, чтобы смиренно опускать руки, мы можем взять под свой контроль устранение некоторой двусмысленности в нашей рабочей жизни.
Четкое, вежливое общение, требующее действия, делегата и крайнего срока, — идеальное место для начала. Четко и прямо запрашивая эту информацию с улыбкой, вы уменьшаете беспокойство, которое может вызвать двусмысленность. За это ваши слушатели будут вам благодарны.